バーチャルオフィスの電話代行ガイド【2026年最新版】

この記事のまとめ

• 電話代行は受電代行・電話転送・秘書代行の3タイプ。目的に応じて選ぶことが重要
• 月額料金は3,000〜8,000円が相場。従量課金プランもあり
• 法人の信頼性向上・対応品質の安定化・コスト削減の3効果が期待できる
• 対応時間・転送ルール・オプション料金を契約前に必ず確認する

この記事では、バーチャルオフィスの電話代行サービスを種類別に整理し、料金相場・導入メリット・失敗しない選び方を解説します。

バーチャルオフィスの電話代行は、法人の「第一印象」を決める重要なサービスです。かかってきた電話を専門オペレーターが対応するのか、それとも自分のスマホに転送するのか。対応によって顧客満足度やビジネスチャンスの獲得率は大きく変わります。この記事では、電話代行の種類・料金・選び方を具体的に解説します。バーチャルオフィス全体の機能比較についてはバーチャルオフィスとは？スタートアップ向け完全ガイドもあわせてご参照ください。

電話代行サービスの3つの種類

電話代行サービスは、対応内容によって大きく3種類に分かれます。それぞれの違いと特徴を把握しましょう。

受電代行（じゅでんだいこう）

専門オペレーターが電話を受け、内容をメール・FAX・チャットで連絡するサービスです。

特徴:

• 電話に出られないときも取り逃しなし
• オペレーターが丁寧な敬語で対応
• 内容はテキストで通知されるため確認が簡単
• 折り返しは自分で行う必要がある

向いているケース:

• 日中は別の仕事をしていて電話に出られない
• 電話対応の品質を一定に保ちたい
• 着信履歴と内容を確実に把握したい

電話転送

かかってきた電話を、指定の電話番号（スマホ・固定電話）に転送するサービスです。

特徴:

• 自分が直接対応するため、リアルタイムで対応可能
• 場所を問わず対応できる（出張先・自宅など）
• 転送先を複数設定できるサービスもある
• 転送通話料が発生する場合がある

向いているケース:

• できるだけ自分で対応したい
• 電話が少ないので従量課金で抑えたい
• 外出先でも柔軟に対応したい

秘書代行

電話対応に加えて、予約管理・アポイント調整・簡単な問い合わせ回答まで対応するサービスです。

特徴:

• 秘書のようなきめ細やかな対応
• スケジュール調整・予約代行も可能
• 月額料金が高め（8,000〜15,000円）
• 士業・コンサルタント・士業向け

向いているケース:

• 顧客からの予約・問い合わせが多い
• 専門性の高い対応が求められる
• 電話対応を完全にアウトソースしたい

電話代行の料金相場とコスト構造

電話代行の料金は、サービス内容・通話量・オプションによって大きく変わります。全体の費用感を把握しましょう。

サービス種類	月額相場	主な料金体系
受電代行	3,000〜6,000円	定額制（通話量問わず）
電話転送	1,000〜3,000円	定額＋従量課金
秘書代行	8,000〜15,000円	定額制

定額制と従量課金の違い

定額制:

• 月額固定で何通でも対応
• 電話が多い場合は割安
• 予算が読みやすい

従量課金:

• コール数・通話時間に応じて課金
• 電話が少ない場合は割安（1コールあたり100〜300円）
• 電話が多いと割高になる可能性がある

注意: 初期設定費用（5,000〜10,000円）や通話料（転送時の通話料）が別途かかるケースがあります。契約前に総コストを確認しましょう。

コストを抑えるコツ

1. 電話量を把握する: 1ヶ月にかかってくる電話の件数を事前に把握し、定額制か従量課金かお得か判断する
2. 不要なオプションを外す: 24時間対応・多言語対応など不要なオプションは外す
3. ハイブリッド活用: 基本は受電代行で、緊急時だけ電話転送に切り替える運用も可能

電話代行を導入する4つのメリット

電話代行サービスを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

1. 法人としての信頼性向上

専門オペレーターが丁寧な敬語で対応することで、法人としての信頼性が向上します。特にBtoBビジネスでは、電話対応の品質が取引先の印象を左右します。

「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます」

このようなプロフェッショナルな対応は、個人で電話に出るよりも好印象を与えます。

2. 対応品質の安定化

電話対応はオペレーターのスキルに左右されます。電話代行サービスは研修を受けた専門スタッフが対応するため、対応品質が安定します。

• クレーム対応も冷静に対処
• 重要な問い合わせは即座に転送
• 定型質問はマニュアルに基づいて回答

3. コスト削減

専任の受付スタッフを雇うと、月額20万円以上のコストがかかります（給与・社会保険・教育コスト）。電話代行なら月額数千円で同等の機能を実現できます。

対応方法	月額コスト
専任スタッフ雇用	200,000〜300,000円
電話代行サービス	3,000〜8,000円

4. プライバシー保護

個人電話番号を公開しなくて済むため、プライバシーを保護できます。フリーランス・副業・スタートアップの創業者など、個人情報を守りたい場合に特に有効です。

バーチャルオフィスの活用シーンについてはバーチャルオフィスはどんな場面で使う？向いている人と活用シーンを解説もご参照ください。

電話代行サービスを選ぶ5つのチェックポイント

数ある電話代行サービスから最適なサービスを選ぶために、以下の5つのポイントを確認しましょう。

1. 対応時間

サービスの対応時間を確認します。

• 営業時間内のみ（9:00〜18:00）: 月額が安い
• 24時間対応: 月額が高めだが、夜間・早朝の問い合わせも取り逃しなし

自分のビジネスに必要な対応時間を把握し、適切なプランを選びます。

2. 転送ルールの柔軟性

電話をどのように転送するか、ルールの柔軟性を確認します。

• 即転送: かかってきた電話をすぐに転送
• 折り返し指定: 一度内容を確認してから折り返し
• 条件分岐: 重要な電話だけ転送、それ以外はメモで連絡

ビジネスの内容に応じて、最適な転送ルールを設定できるサービスを選びましょう。

3. オプション料金の明確さ

以下のオプション料金があいまいになっていないか確認します。

• 初期設定費用
• 通話料（転送時の通話料）
• 時間外対応料
• 多言語対応料
• 解約手数料

注意: 「月額3,000円」と書いてあっても、オプション料金を含めると月額6,000円になるケースがあります。総コストで比較することが重要です。

4. オペレーターの品質

オペレーターの研修体制・マニュアルの有無を確認します。

• 研修期間はどのくらいか
• マニュアルは整備されているか
• 業界知識（不動産・士業・ITなど）に対応できるか

特に士業・専門職の場合は、業界に特化した電話代行サービスを選ぶと安心です。

5. 電話番号の種類

取得できる電話番号の種類を確認します。

• 市外局番付き（03・06など）: 地域に根ざした印象
• フリーダイヤル（0120）: 全国どこからでも無料
• IP電話（050）: コストは安い但し信頼性がやや低い

法人登記の住所と電話番号の局番を揃えると、信頼性が向上します。法人登記の住所選びについては法人登記におすすめの住所の選び方で詳しく解説しています。

電話代行のよくある失敗パターン

電話代行サービスを導入した後に「思っていたのと違う」と感じないために、よくある失敗パターンを知っておきましょう。

失敗1: 電話の取り逃し

原因:

• 転送ルールの設定が不十分
• 対応時間外の電話を受けられない

対策:

• 転送ルールを明確に設定する
• 時間外対応も必要な場合は24時間対応プランを選ぶ

失敗2: 料金が高くなった

原因:

• 従量課金プランを選んだが、電話が多かった
• オプション料金が想定外にかさんだ

対策:

• 事前に電話量を把握し、定額制か従量課金か判断する
• オプション料金を事前に確認する

失敗3: 対応品質が低い

原因:

• オペレーターの研修が不十分
• 業界知識がないオペレーターが対応

対策:

• 口コミ・評判を確認する
• 業界特化型の電話代行サービスを選ぶ

まとめ

バーチャルオフィスの電話代行サービスは、法人の信頼性向上・対応品質の安定化・コスト削減に効果的です。受電代行・電話転送・秘書代行の3種類から、目的と予算に応じて選びます。

重要なチェックポイント:

• 対応時間（営業時間内か24時間か）
• 転送ルールの柔軟性
• オプション料金の明確さ
• オペレーターの品質
• 電話番号の種類

電話代行の料金は月額3,000〜8,000円が相場です。定額制と従量課金のどちらが割安か、事前に電話量を把握して判断しましょう。

バーチャルオフィス全体の費用感についてはバーチャルオフィスの料金・費用完全ガイドで詳しく解説しています。渋谷・新宿・銀座など都心部のバーチャルオフィスで電話代行を利用する場合は、バーチャルオフィス比較トップから各プロバイダーのサービス内容を比較してください。